O Conselho da Justiça Federal (CJF) firmou política de gestão para a manutenção e eliminação de ações judiciais transitadas em julgado e que foram arquivadas pela Justiça federal de primeira e segunda instâncias. As regras foram definidas com a edição da Resolução 359.

O anexo I da nova norma institui a "Tabela de Temporalidade das Ações Transitadas em Julgado da Justiça Federal de Primeiro e Segundo graus", e fixa os prazos de guarda dessas ações, após os quais
is elas poderão ser eliminadas.

Deve ser preservada uma amostra representativa do universo dos julgados, obtida com base em fórmula estatística definida na mesma resolução. A minuta desse documento havia sido aprovada pelo Colegiado do Conselho da Justiça Federal durante reunião realizada em 4 de abril.

A resolução considera como ações de guarda permanente (que não serão eliminadas), devido à sua importância, as ações criminais, coletivas, e condenatórias sem execução. Também devem ser mantidas ações inominadas que versem sobre Direito ambiental, desapropriações, privatizações, direitos indígenas, direitos humanos, tratados internacionais e as que constituírem precedentes de súmulas.

No mesmo conceito de guarda permanente, em função de sua relevância histórica, são enquadradas as ações que pertencem ao período de 1890 a 1973. Outros documentos que serão mantidos: o inteiro teor de sentenças, acórdãos e despachos terminativos, que devem ser recolhidos imediatamente após sua publicação às unidades de arquivo responsáveis por sua gestão. A resolução também autoriza os juízes federais a formularem propostas fundamentadas de guarda definitiva dos processos por eles julgados.

Antes da eliminação dos processos, segundo a resolução, deve ocorrer a publicação, com antecedência de 45 dias, de "Edital de Eliminação". O edital terá o nome das partes, o número dos processos que serão eliminados e suas respectivas datas de distribuição e de arquivamento definitivo.

As partes interessadas poderão requisitá-los para guarda particular desde que assumam os custos. O pedido deve ser feito por meio de petição ao diretor da unidade administrativa à qual o arquivo esteja vinculado. A resolução recomenda também que a eliminação considere critérios de preservação ambiental, e que seja, portanto, feita preferencialmente por meio da reciclagem.

A Comissão Técnica Interdisciplinar para Gestão de Documentos da Justiça Federal, que funciona sob a coordenação do CJF, com a participação dos cinco Tribunais Regionais Federais, vai elaborar um manual. Nele estarão orientações para aplicar as normas previstas e ministrar treinamento a servidores envolvidos no processo de seleção. Coube à comissão elaborar os estudos e os critérios que resultaram na resolução.

As Comissões Permanentes de Avaliação Documental dos TRFs e os Grupos Permanentes de Avaliação de Documentos nas Seções Judiciárias, que funcionam junto aos arquivos dessas instituições, serão responsáveis pela coordenação dos procedimentos estabelecidos na referida resolução e pela avaliação dos processos definidos como passíveis de eliminação.

Essas comissões podem selecionar aqueles processos que pela sua peculiaridade devem ser preservados permanentemente para composição da memória institucional. Caberá ainda a essas comissões e grupos a análise da proposta de guarda definitiva feita por magistrado.

Os custos para a construção de prédios ou aluguel de depósitos para armazenarem essas ações foram considerados elevados. Por este motivo decidiu-se pela elaboração da resolução.

Somou-se a essa decisão o fato de que não havia, até o momento, autorização legal para proceder com eliminação dos processos findos. Assim, o acervo dos arquivos passaram por um processo de grande aumento, o que tornou cada vez mais difícil armazenar tais documentos para evitar que se deteriorassem.