A necessidade por treinamento nas empresas torna-se cada vez mais crescente. Os funcionários precisam reciclar seus conhecimentos com frequência para otimizar o tempo gasto nas tarefas habituais, além de fazer com que o colaborador sempre busque inovações e aplique isso em sua vida profissional e pessoal. Mas como realizar essa gestão do conhecimento de forma simples e eficiente?

O primeiro passo é entender que a empresa não é a única detentora do conhecimento, devendo apropriar-se dele. É necessário identificar potenciais em seus colaboradores e assim, incentivá-los a buscar cada vez mais inovação e novos conteúdos. Além disso, a tendência é que os modelos organizacionais tornem-se cada vez menos formais, facilitando a interação e comunicação entre os membros de uma equipe. Quando a gestão do conhecimento é bem realizada numa empresa, há mais eficiência na tomada de decisões, mais agilidade na resolução de tarefas no dia a dia, além da melhora na comunicação interna.

É bom lembrar que esses conceitos não se aplicam apenas aos cenários das grandes empresas. Cada vez mais as micro e pequenas empresas (MPEs), apesar de seu tamanho, estão buscando soluções que atendam suas necessidades de treinamento e gestão do conhecimento.

Segundo o SEBRAE, as MPEs constituem mais de 98% do mercado brasileiro, e geralmente, não encontram soluções de softwares de gestão de aprendizagem próprias para seu tamanho - tanto pela imensa quantidade e complexidade de recursos e ferramentas existentes nesses softwares, que podem acabar não sendo usados, quanto pelo alto custo - e acabam evitando essa modalidade formal de treinamento.

Numa MPE, onde os funcionários são mais próximos e a comunicação é bastante facilitada, o dinamismo, a interação e a colaboração já fazem parte do dia a dia do funcionário. Dessa maneira, a aprendizagem quase sempre aparece de modo informal: caso algum funcionário possua alguma dúvida sobre um processo, basta perguntar ao colega próximo, a resposta é dada, a pessoa aprende a resolver o problema e o trabalho continua normalmente.

Porém, o conhecimento gerado durante o trabalho poucas vezes é documentado. Isso gera diversos problemas, principalmente a centralização de informações sobre procedimentos internos em apenas um indivíduo ou um grupo de funcionários.

Essa centralização gera dificuldade, por exemplo, na integração de novos funcionários que nunca tiveram contato com as rotinas da empresa e na disseminação do conhecimento entre todos os colaboradores, principalmente se o detentor deste conhecimento sair da empresa.

Nesses casos, a opção mais aceita é disponibilizar os conteúdos numa plataforma online, como um repositório de conhecimentos. Nesse ambiente, todos podem publicar conteúdos em formato de blog, criar uma enciclopédia de tutoriais que fica disponível para consulta e possíveis edições, além de discutir melhores soluções de problemas em fóruns internos, entre outras possibilidades.

Dessa forma, o funcionário consegue acessar os conteúdos de qualquer lugar para tirar suas dúvidas ou publicar algo novo, além de poder ajudar um colega de trabalho que tem alguma dúvida, postando a solução do problema para que fique disponível a todos.

No mercado, existem muitos softwares gratuitos de gestão de conteúdo, como por exemplo, o Moodle. Com simples customizações, que não exigem um nível técnico alto, a MPE consegue facilmente montar seu próprio sistema de gestão de conhecimento e proporcionar aos funcionários um ambiente onde a colaboração é favorecida e incentivada, além de documentar todos os processos e reuni-los em um só lugar. Outra grande vantagem de se utilizar o Moodle é a possibilidade de inserir rapid e-learnings - ou treinamentos rápidos - que são cursos de curta duração e que tornam ainda mais interessante o processo de aprendizagem de qualquer assunto.

Hoje, mais importante do que oferecer uma imensa quantidade de informação para o colaborador, é essencial que a empresa assegure que o conhecimento está realmente sendo aproveitado pelos funcionários. E mais do que apenas realizar treinamentos, cabe aos colaboradores compartilhar o que aprendem com os colegas dentro e fora do ambiente de trabalho, pois ensinar é o melhor jeito de aprender.

Pamella Botelho é cientista da computação e analista de projetos da SOU Educação Corporativa.