Embora seja difícil de acreditar, grande parte das pessoas gasta algumas horas do dia de forma inútil, simplesmente, por não saber como utilizar os e-mails de forma correta. Em uma pesquisa que fizemos na TriadPS, identificamos que cerca de 25% do nosso tempo é focado em ler, responder e organizar mensagens. Ou seja, um quarto do nosso tempo de trabalho é utilizado única e exclusivamente no gerenciamento dos e-mails.

Infelizmente, utilizar a caixa de mensagens da forma correta não é uma atividade que aprendemos na escola. As pessoas perdem muito tempo com isso, pois são cópias demais, e-mails desnecessários e spams. O fato é que apenas 20% dos e-mails recebidos em nossa caixa de entrada são importantes, segundo uma pesquisa feita pela minha startup Goboxi. O restante é tempo completamente desperdiçado, seja porque era algo que poderíamos ver em outro momento ou mesmo que não tínhamos a necessidade de receber.

Diante da importância dessa ferramenta em nosso trabalho, defendo que é necessário entender o conceito que está por trás do e-mail. Por isso, selecionei cinco dicas que vão ajudar a transformar a ferramenta em uma aliada do seu tempo:

1 – Racionalize: Será que tudo precisa ser dito por e-mail? Quem sabe você não consegue resolver um problema com uma ligação ou um bate-papo no corredor da empresa. O e-mail foi feito para ajudar, mas muita gente não percebe que às vezes um telefonema é muito mais prático e eficiente;

2 – Escreva pouco: Caso não consiga resolver em até três parágrafos, opte por fazer uma ligação ou uma conferência via Skype. Quando alguém te mandar um e-mail grande, a regra também vale para a resposta. Isso é, para escrever mensagens longas demais, tente unificar os temas em três ou quatro tópicos;

3 – Não fique com o e-mail aberto o dia inteiro: Essa é uma ação que rouba o foco e faz a pessoa multitarefar. Ao deixar o e-mail aberto, ele se torna responsável pelas suas prioridades. Pense nisso, será que você não está trabalhando de acordo com a demanda de e-mails? Tem gente que recebe uma mensagem e já para tudo o que está fazendo para tentar resolver imediatamente. A melhor forma de lidar com isso é ver os e-mails nos intervalos entre uma tarefa e outra, dentro do seu tempo;

4 – Desabilite os avisos: Avisos em geral, sejam eles de e-mails, de WhatsApp ou de Facebook, desfocam as pessoas. Desabilite todas os alertas do seu computador e de seu celular e entenda que você é quem define o momento certo de olhar as suas mensagens;

5 – Mensagens em cópia oculta: Quando for falar com a equipe, em vez de mandar um e-mail com cópia para todos, coloque todos em cópia oculta, assim evita aquelas respostas abertas para todos e torna a troca de mensagens mais eficiente;

Quando o assunto é e-mail, existem várias dicas e técnicas para lidar com essa ferramenta. No entanto, o mais importante é saber planejar bem suas atividades e evitar mensagens desnecessárias que, muitas vezes, atrapalham a sua vida.

*Christian Barbosa - Maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade, é CEO da TriadPS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Ministra treinamentos e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Autor dos livros "A Tríade do Tempo"; "Você, Dona do Seu Tempo"; "Estou em Reunião"; co-autor do "Mais Tempo, Mais Dinheiro"; e "Equilíbrio e resultado – Por que as pessoas não fazem o que deveriam fazer?". Sua mais recente obra: "60 Estratégias práticas para ganhar mais tempo".