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04/03/2004 15:31

Aprovado critérios para processos findos

Roberta Bastos /STJ

O Colegiado do Conselho da Justiça Federal (CJF), reunido hoje (4) em sessão ordinária, aprovou proposta de resolução que estabelece critérios para seleção e eliminação de processos findos. De acordo com o relator do processo, desembargador federal Vladimir Passos de Freitas, presidente do Tribunal Regional Federal da 4ª Região, os estudos que resultaram na minuta dessa resolução "é o melhor que já se fez no Brasil" em relação a esse assunto.

A proposta de critérios de seleção e eliminação de autos findos e a minuta de Resolução foram elaboradas pela Comissão Interdisciplinar para Gestão de Documentos da Justiça Federal, instituída pelo CJF com o objetivo de formular a política institucional de gestão arquivística. A Comissão é formada por representantes dos setores de documentação dos cinco Tribunais Regionais Federais e do CJF.

"Esta é uma das questões mais complexas de todo o Judiciário", ressaltou o desembargador federal. Ele ressalta que a minuta de Resolução busca conciliar a obrigação constitucional de preservar o patrimônio histórico com a necessidade de eliminar documentos inservíveis.

A proposta da Comissão visa preservar o patrimônio público representado pelos documentos de arquivo, mediante a eliminação de grande parte da massa documental acumulada e a gestão adequada daqueles documentos avaliados como "de guarda permanente", devido à sua relevância legal, histórica ou institucional.

A falta de critérios legais para a eliminação dos autos findos tem obrigado as instituições do Poder Judiciário a guardarem todo o acervo de julgados. A Comissão instituída pelo CJF fez um estudo para verificar a autorização legal do Poder Judiciário para tanto. A conclusão a que chegaram é que essa autorização legal é dada pela Lei n. 8.159/91, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. Esse entendimento foi confirmado pelo Conselho Nacional de Arquivos – Conarq e pela Casa Civil.

"A multiplicação dos processos, fruto do acesso do cidadão à Justiça, fez com que locais destinados aos arquivos se tornassem pequenos, obsoletos. Por outro lado, o custo para manter estruturas condizentes se tornou um pesado ônus para os Tribunais", observa Vladimir Freitas.

Conforme relatou o desembargador em seu voto, a Justiça Federal foi criada em 1890, extinta em 1937 e recriada em 1966. De acordo com ele, os processos relativos à primeira fase, apenas na Seção Judiciária do Rio de Janeiro, ultrapassam 500 metros lineares. Na 1ª Instância e nos Juizados Especiais Federais, na segunda fase da Justiça Federal, que vai de 1967 até os dias atuais, foram impetrados mais de 13 milhões de processos. A maioria deles ainda encontra-se em tramitação, mas em poucos anos todos irão se somar aos atualmente armazenados nos arquivos das Seções Judiciárias. "Considerando o volume médio de 10 centímetros por processo, quando todos esses processos tiverem de ser arquivados, irão perfazer um total de 1.326 km de processos, o que equivale, aproximadamente, à distância de Porto Alegre ao Rio de Janeiro", exemplifica Vladimir Freitas.

De acordo com recomendações técnicas do Conarq, para armazenar todos os processos judiciais já impetrados na Justiça Federal, será necessário dispor de 225.481m2 de área construída exclusivamente para depósitos. Tomando-se por base o valor do metro quadrado construído em 2003, seriam necessários mais de R$ 138 milhões para a construção de espaços suficientes para armazenar todos os autos findos.

O desembargador informa que, somadas, as áreas ocupadas exclusivamente com autos judiciais findos nas Seções Judiciárias correspondem a apenas 44.803 m². "Se todos os processos já tivessem sido julgados, considerando as recomendações do Conarq, seria necessário construir mais 185.973 m2 de depósitos", esclarece. A projeção é de que, no prazo de dois anos, não haverá espaço físico suficiente para guardar todo o acervo processual.

"Os autos findos são patrimônio público, são a memória da sociedade", afirma o desembargador. No entanto, ele argumenta que a maioria dos processos da Justiça Federal é constituída por Execuções Fiscais e outras ações repetitivas, como aquelas que versam sobre planos econômicos e congêneres. Essa massa documental tem um valor informativo temporário, sendo, portanto, um exagero conferir valor histórico a toda ela.

Critérios

Para chegar à minuta de Resolução, a Comissão para Gestão de Documentos selecionou, com base nas competências constitucionais da Justiça Federal, ações e assuntos que, pela importância para a sociedade, deverão ser de guarda permanente. Definiu-se que seriam preservados os processos relativos à primeira fase da Justiça Federal, de 1890 a 1937, e à segunda fase, até 1937; ações sobre índios; sobre Direito Ambiental; as coletivas; as referentes a privatização; as relativas a direitos humanos; as decorrentes de aplicação de tratados internacionais; as criminais; as de desapropriação e aquelas precedentes de súmulas.

Para a eliminação dos demais processos, os critérios foram retirados da Teoria Geral do Processo, com base na natureza do provimento jurisdicional. Aos prazos legais foi somado um prazo denominado "precaucional".

Desse modo, a Comissão chegou a uma tabela que divide os feitos em ações cautelares, de conhecimento, executórias e um último grupo incluindo embargos e ações especiais. Para cada grupo, foram estipulados diversos prazos de guarda, dependendo do provimento demandado, do provimento obtido, da análise do mérito e do processo vinculado.

O procedimento de triagem e de determinação dos prazos de guarda dos processos deverá seguir o roteiro estabelecido fluxo de avaliação de autos findos e na tabela de avaliação das ações judiciais. Passado o período de guarda determinado na tabela, será ainda preservada uma amostra representativa do universo dos julgados, obtida com base em fórmula estatística definida no CJF.

O inteiro teor de sentenças, acórdãos e despachos terminativos são considerados documentos de guarda permanente e, de acordo com a minuta de Resolução, devem ser recolhidos imediatamente após sua publicação às unidades arquivísticas dos órgãos onde foram produzidos.

Comissões de avaliação documental, que devem ser formadas em todas as instituições da Justiça Federal, com a incumbência de coordenar a aplicação dos critérios propostos para guarda e eliminação dos autos findos, também poderão selecionar, para fins de guarda permanente, os autos que pela sua peculiaridade devem ser preservados para composição da memória institucional.

A eliminação das ações judiciais transitadas em julgado será precedida por publicação de edital de eliminação contendo os números dos processos e suas respectivas datas de distribuição e de arquivamento definitivo, publicado com antecedência de 45 dias da data prevista para a efetiva eliminação. As partes interessadas nos processos a serem eliminados poderão requisitar os autos para guarda particular, por meio de petição ao diretor da unidade administrativa à qual o arquivo esteja vinculado.

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